Vrijwilligers, ook wel volontairs genoemd, heb je in vele vormen en maten. De collectanten voor een stichting, een mantelzorger of ‘koffiemaatje’ in de zorg en de huiswerkbegeleiders of commissieleden in het onderwijs. Stuk voor stuk zetten ze zich in voor de organisatie, en dragen ze bij aan de bedrijfsdoelen. Maar ze staan meestal niet op de payroll, en gaan daarom vaak niet mee in de standaard communicatie en processen. Wij weten wel een oplossing: ga aan de slag met een gastenportaal voor je vrijwilligers. We lichten het toe!
Begeleiding van vrijwilligers
We gaan steeds meer toe naar een ‘participatiesamenleving’, waarbij mensen op vrijwillige basis hun steentje bijdragen. In de zorg is bijvoorbeeld een interessante ontwikkeling gaande, waarbij er in zorginstellingen wordt geëxperimenteerd met zorg onder patiënten en cliënten onderling. Ook in andere branches, zoals het onderwijs, neemt de druk op vrijwilligers toe. En dat zorgt ervoor dat er bij veel bedrijven nagedacht wordt over de vraag: Hoe kunnen we vrijwilligers zo goed mogelijk begeleiden en betrekken bij onze organisatie?
Wat zijn de voordelen?
Organisaties willen vrijwilligers dus goed begeleiden in hun vrijwilligerswerk. Dit kan door ze geïnformeerd en betrokken te houden met de juiste communicatie, interactie aan te gaan door bijvoorbeeld feedback of ideeën op te vragen. En ze de juiste tools aan te bieden die het werk makkelijk maken. Denk aan apps, of handboeken, instructies of andere documenten en informatie. Door vrijwilligers goed te begeleiden, en nog beter aan je organisatie te binden, worden ze blij. En blijven ze niet alleen langer betrokken, maar voeren ze waarschijnlijk ook hun werk nog beter uit. Allemaal voordelen die je kunt realiseren met behulp van een vrijwilligersportaal.
Hoe werkt het technisch?
Het klinkt misschien ingewikkeld, maar dat valt reuze mee. Dit kan bij ons (Synigo Pulse – portaal voor sociaal intranet, digitale werkplek en data integratie) al binnen één dag worden opgezet. In hetzelfde CMS als je medewerkersportaal, met een nieuwe groep in Azure Active Directory en Microsoft 365 gastlicenties. Alle bouwblokken zitten er standaard in, en hoef je alleen maar aan te zetten en te richten aan deze doelgroep. Vrijwilligers kunnen het portaal bekijken vanuit een browser of de mobiele app.
En wat kun je ermee?
We schetsen een aantal handige features: richt Weten & Regelen in. Om de belangrijkste informatie en documenten beschikbaar te stellen aan vrijwilligers. Gebruik de evenementen-module, zodat vrijwilligers zich kunnen aanmelden voor bijeenkomsten. Introduceer andere vrijwilligers via interviews op de nieuws-omgeving. Licht projecten toe via een showcase. En stel de belangrijkste personen met contactgegevens toe in het Smoelenboek.
Dit is een gastbijdrage van Synigo. Wil je meer weten over het gebruik van gastportalen? Klik dan hier of neem contact op met Synigo via +31 88 3838500 of info@synigopulse.nl.