De digitale werkplek personaliseren, hoe pak je dat aan? Denk aan het vooraf bepalen welke functionaliteiten, apps en content nodig zijn voor welke doelgroep op basis van onderzoek en dit vastzetten. Of iemand dit juist zelf laten bepalen, door alle keuzes open te zetten. En wat denk je van de inzet van Artificial Intelligence en iemand door algoritmes relevante dingen laten zien? We nemen je mee in de mogelijkheden, voor- en nadelen.
Overzichtelijk en gemak
Veel mensen houden van eenvoud, overzicht en gemak. Zeker in organisaties waar veel mensen werken die nog niet zo digital savvy zijn, horen we dit vaak. Het kan dan slim zijn om de werkplek te personaliseren aan de hand van grondig onderzoek wat voor wie relevant is. Welke apps moet iemand wel zien, maar vooral ook welke niet. Denk goed na over wat iemand vaak nodig gaat hebben, zoals bijvoorbeeld een kennisbank of smoelenboek, en zet dat bovenaan. Maak het gebruikers gemakkelijk door alles een vaste plek te geven, zodat het direct voor iedereen goed staat. Het voordeel: tijdsbesparing voor de gebruiker en het vergt minder digitale skills, waardoor het voor een brede groep aan medewerkers interessant is. Nadelen kunnen zijn dat je continu onderzoek moet blijven doen naar wat relevant is, en je soms te laat bent met eventuele doorontwikkelingen of wijzigingen.
Flexibele digitale werkplek
Een andere insteek is de flexibele digitale werkplek. Je faciliteert een breed genre aan mogelijkheden op het gebied van efficiënt samenwerken (smoelenboek, taken, meldingen) en betrokkenheid bij de organisatie (nieuws, chat-feed, evenementen). Dit maak je ‘los’ beschikbaar, zodat iemand zelf kan bepalen wat het beste aansluit bij zijn of haar manier van werken. Wat wil iemand wel of niet zien? En wat is de beste plek voor welke functionaliteit? De medewerker schuift dit als een puzzeltje zelf in elkaar. En kan dit naar mate de tijd vordert ook zo weer aanpassen. De voordelen: mensen houden van flexibiliteit en de werkplek is altijd zo relevant als de medewerker hem zelf maakt. Het nadeel kan zijn dat mensen de tijd en energie er niet insteken om het te gaan doen, waardoor de werkplek alsnog niet persoonlijk en relevant is. Dit zal voornamelijk het geval zijn bij digibeten en collega’s die geen tijd hebben genomen voor ‘onboarding’ bij de start van de functie.
Digitale werkplek die meebeweegt
Wat zou je ervan vinden als Artificial Intelligence en algoritmes kijken naar het gedrag op de digitale werkplek – en deze daarmee aanpast op de persoon? Dit kan (over een tijdje) de realiteit zijn. Zoals je nu al advertenties te zien krijgt op basis van je onlinegedrag, kun je straks ook de nieuwsberichten laten personaliseren door slimme technieken. Of bijvoorbeeld ongebruikte functionaliteiten die verdwijnen naarmate de tijd vordert. En hier nieuwe relevante functies voor in de plaats laten komen. En nog verdergaand: als de websites die je vaak bezoekt worden geïntegreerd in je digitale werkplek, zoals vak- of nieuwswebsites. Een paar voordelen: je hoeft als organisatie weinig tijd te besteden aan het ouderhoud, de kans op succes en relevantie is groot én de werkplek beweegt mee met je gebruikers. Nadelen kunnen zijn dat de techniek nog niet zo ver is dat het 100% aansluit op je gebruiker en/of dat medewerkers moeten wennen aan de veranderingen op de digitale werkplek die continu worden doorgevoerd. Het kan zomaar voorkomen dat je elke dag naar een ander scherm kijkt, wat niet vertrouwd voelt.
Welke aanpak klinkt interessant voor jouw organisatie? Een van de drie genoemde, of wellicht een combinatie? Laat het weten via de comments hieronder!